外贸跟单员应该怎样审查订单及流程?

　一、合同、订单的形式 
　　在对外贸易中， 跟单员接到的订单形式没有特定的限制，常见的有以下几种形式：

　　(一)合同

　　出口合同根据草拟人的不同，有销货合同(Sales Contract)和购货合同(Purchase Contract)，前者由卖方草拟，后者由买方草拟。合同内容一般包括三部分：合同首部、合同主体和合同尾部。

　　(二)确认书

　　确认书(confirmation)是合同的简化形式，对于异议、索赔、仲裁、不可抗力等一般条款都不会列入，使用第一人称语气。根据草拟方的不同，分别命名为售货确认书(Sales Confirmation)和购货确认书(Purchase Confirmation)。这种格式的合同，适用成交金额不大、批次较多的轻工日用品、小土特产品，或已有包销、代理等长期协议的交易。

　　(三)协议书

　　“协议书”或“协议”在法律上是“合同”的同义词。除非是“初步协议”(Preliminary Agreement)或“原则性协议”(Agreement in General)，且协议内订明：“本协议属初步性质，正式合同有待进一步洽商后签订”(This agreement is of preliminary nature，a formal contract will be signed after further negotiation)或作出其他类似意义的声明，以明确该协议不属正式有效的合同性质。

　　(四)备忘录

　　备忘录也可作为书面合同的形式之一，但在跟单中较少使用。它在法律上对双方不具有约束力。

　　(五)意向书

　　意向书只是双方当事人为了达成某项协议所作出的一种意愿的表示(Expression of Intentions)，它不是法律文件，对双方没有约束力。

　　(六)订单和委托订购单

　　订单(Order)是指由进口商或实际客户拟制的货物订购单。委托订购单(Indent)是指由代理商或佣金商拟制的代客购买货物的订购单。

　　二、审查合同、订单

　　审查合同(包括合同初稿)的内容主要包括货物的名称、质量、数量、单价、交货期限、交货方式、付款方式及包装等要求。

　　(一)审查货物名称(Name of Commodity)

　　跟单员 在审查货物的品名条款时，应注意下列事项：

　　1.内容是否明确、具体，避免空泛、笼统的规定。

　　2.该货物是否是企业能够供应且买方需要的商品，凡做不到或不必要的描述性的词句都不应列人品名条款。

　　3.是否使用国际上通用的名称，若使用地方性的名称，交易双方是否事先就其含义达成共识。某些新商品的定名及其译名是否准确、易懂，并符合国际上的习惯称呼。

　　4.是否选用了合适的品名，以便减低关税、方便进出口和节省运费开支。

　　(二)审查货物质量(Quality)要求

　　货物质量的表示方法主要有以下几种：

　　1.凭规格。规格是指用以反映货物质量的若干主要指标，如成分、含量、纯度、大小、长短、粗细等。

　　2.凭等级。等级是指同一类货物，根据长期生产和贸易实践，按其品质差异、重量、成分、外观或效能等的不同，用文字、数码或符号所作的分类。“凭等级买卖”只需说明其级别，即可明确买卖货物的质量。

　　3.凭标准。标准可分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四种。

　　4.凭牌号或商标。在国际市场上信誉良好、品质稳定，并为买方所熟悉的货物，可凭牌号或商标对外销售。牌号和商标是区分和识别货物质量的标志。所以，在凭牌号或商标的买卖中，即使在合同中不具体规定质量和规格，卖方在交货时仍必须按该牌号或商标所通常具有的质量交付货物，否则，不仅构成违约，而且做坏“牌子”。